Como requisito general, cada usuario debe disponer de medidas de seguridad que limiten la entrada a usuarios no autorizados (un nombre de usuario y contraseña por ejemplo), así como otras medidas para evitar el mal uso de la misma (por ejemplo, limitación de la entrada en el tiempo para evitar que un usuario entre después de acabado un curso). Otros datos del alumno como estudios, etc., no son estrictamente necesarios, pero si completarán la información para un posterior procesamiento e integración de estos datos con otros sistemas, como el de Gestión de Recursos Humanos, Búsqueda de empleo, etc.
En sistemas con gran multitud de usuarios, tener o no un buen sistema de gestión de usuarios puede influir considerablemente en el tiempo dedicado a su administración.
